Akta osobowe kolejarza mogą zawierać przebieg zatrudnienia, stanowiska, miejsca pracy, dane rodziny i fotografię. Przed zamówieniem teczki ustal nazwę pracodawcy oraz instytucję, która przejęła jego dokumentację.
Dlaczego to nie jest zwykła kwerenda archiwalna
Dokumentacja pracownicza rządzi się własnymi zasadami. Nie trafiała automatycznie do archiwum państwowego jak akta urzędów. Przechowywał ją zakład pracy, a po jego likwidacji lub reorganizacji przekazywano ją tam, gdzie wskazywały przepisy obowiązujące w danym momencie.
Skutek praktyczny jest taki, że akta osobowe mogą być dziś w archiwum zakładowym następcy prawnego, u wyspecjalizowanego przechowawcy, w archiwum państwowym albo - przy starszych okresach - nigdzie. Zaczynanie od pytania do archiwum państwowego bywa więc zaczynaniem od złego miejsca.
Ustal najpierw, czyj to był zakład
Zanim zaczniesz szukać akt, ustal dokładnie jednostkę organizacyjną i okres. „Kolej” to nie jest adres. Potrzebujesz nazwy dyrekcji, oddziału, parowozowni, warsztatów albo stacji, a do tego lat zatrudnienia.
Te dane znajdziesz w domowych dokumentach: na legitymacji służbowej, w świadectwie pracy, na pieczęciach, w dokumentach emerytalnych. Jeśli ich nie masz, pomocne bywa ustalenie miejsca zamieszkania - kolejarze mieszkali zwykle blisko miejsca służby, często w budynkach należących do kolei.
Droga pierwsza: informacja o dokumentacji zlikwidowanych zakładów
Istnieje prowadzona przez państwo informacja o tym, gdzie trafiła dokumentacja osobowa i płacowa zlikwidowanych zakładów pracy. Wyszukuj pełną nazwę zakładu i sprawdź, jakiego okresu oraz rodzaju dokumentacji dotyczy wynik.
Archiwa Państwowe wyjaśniają przy tym, jakie są zasady postępowania z taką dokumentacją i czego można oczekiwać. Warto to przeczytać, zanim napisze się pierwsze pismo, bo pozwala od razu sformułować wniosek we właściwym trybie.
Droga druga: zespoły akt kolejowych w archiwach państwowych
Dokumentacja dyrekcji kolejowych i jednostek terenowych bywa w archiwach państwowych, a jej opisy znajdziesz w katalogu Szukaj w Archiwach. Szukaj po nazwie dyrekcji i po nazwie miejscowości, a nie po słowie „kolej”, bo nazwy zespołów bywają bardzo konkretne.
Nawet gdy nie ma teczki osobowej, w takich zespołach bywają materiały, w których pada nazwisko: wykazy personelu, listy płac, dokumentacja wypadkowa, sprawy dyscyplinarne, wnioski awansowe i odznaczeniowe, dokumentacja mieszkań służbowych.
Okres przed 1918 rokiem
Przy zatrudnieniu w kolejach państw zaborczych trop prowadzi do dokumentacji wytworzonej przez administrację tych państw. Część pozostała na ziemiach polskich i trafiła do archiwów państwowych, część znajduje się za granicą. Przygotuj się na akta w języku niemieckim lub rosyjskim i na inne zasady opisu.
Odpowiedź z archiwum
Odpowiedź, że akt nie odnaleziono, jest częsta i nie musi kończyć sprawy - oznacza zwykle, że nie ma ich w tym konkretnym miejscu. Zapisz ją i sprawdzaj kolejne drogi.
Licz się też z ograniczeniami w udostępnianiu. Akta osobowe zawierają dane osobowe, więc dostęp bywa uzależniony od wykazania pokrewieństwa albo od upływu odpowiedniego czasu. Przygotuj dokumenty potwierdzające pokrewieństwo, zanim złożysz wniosek.
Wniosek do przechowawcy dokumentacji
Podaj imię i nazwisko w brzmieniu z dokumentów, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwę jednostki organizacyjnej, przybliżone lata zatrudnienia i cel, w jakim potrzebujesz informacji. Jeśli znasz sygnaturę z katalogu, przepisz ją bez skracania. Dołącz kopie dokumentów, które masz - potrafią przyspieszyć identyfikację.
Co bywa w teczce osobowej
Warto wiedzieć, o co właściwie prosić i czego się spodziewać, bo zakres bywa zaskakująco szeroki.
Typowa teczka pracownicza zawiera podanie o przyjęcie i życiorys napisany ręką przodka, kwestionariusz osobowy z danymi rodziny, dokumenty potwierdzające wykształcenie i przygotowanie zawodowe, a także zaświadczenie lekarskie. Dalej idzie przebieg zatrudnienia: umowy, przeniesienia, awanse, zmiany uposażenia.
Bywają tam również rzeczy, o których nie myśli się na początku: wnioski odznaczeniowe, opinie przełożonych, dokumentacja kar dyscyplinarnych, zwolnienia lekarskie i wypadki przy pracy, podania o mieszkanie służbowe, wreszcie dokumenty kończące zatrudnienie.
Dla genealoga najcenniejsze bywają dwa elementy: własnoręczny życiorys, czyli relacja przodka o sobie samym, oraz kwestionariusz rodzinny, który podaje imiona i daty urodzenia małżonka i dzieci. To dane, których nie da się uzyskać z ewidencji zbiorczej.
Część teczek zawiera fotografię - czasem jedyną zachowaną fotografię przodka.
Źródła
Opracowanie redakcyjne. Zakres zachowanej dokumentacji, miejsce jej przechowywania i zasady dostępu ustala przechowawca akt - sprawdź je u niego przed złożeniem wniosku.