Najpierw sprawdź, czy kopia jest już dostępna
Zanim wyślesz zamówienie, sprawdź opis materiału i dostępne skany. Sam wpis w katalogu nie oznacza, że cały zbiór został zdigitalizowany. Jeśli skan jest widoczny, zanotuj dane archiwalne dokumentu i zachowaj kopię wraz z adresem źródła.
Zespół, jednostka i numer aktu
Zespół archiwalny łączy dokumenty pochodzące od określonego twórcy. Jednostka archiwalna może być księgą lub teczką i ma sygnaturę. Numer aktu wskazuje konkretny wpis wewnątrz księgi. Do zamówienia przydają się wszystkie te dane, ale nie zastępują się nawzajem.
- Nazwa instytucji przechowującej dokument.
- Nazwa i numer zespołu, jeśli dostępne w opisie.
- Sygnatura jednostki oraz tytuł lub zakres lat księgi.
- Numer aktu, strona lub inna wskazówka lokalizacji wpisu.
- Imię, nazwisko, miejscowość i rodzaj zdarzenia jako dane pomocnicze.
Kopia dokumentu a kwerenda
Jeśli wskazujesz konkretny dokument i prosisz o jego skan, zamawiasz kopię. Jeśli znasz tylko nazwisko i szeroki okres, pytasz o możliwość przeprowadzenia poszukiwań, czyli kwerendy. To różny zakres pracy i możliwe różne opłaty.
Przed zamówieniem przeczytaj zasady i cennik danej instytucji. Możliwość wykonania kopii może zależeć od stanu materiału i ograniczeń w jego udostępnianiu. Nie zakładaj, że archiwum wykona bezpłatnie szerokie badanie rodziny.
Wzór krótkiego zamówienia
Szanowni Państwo, proszę o informację, czy możliwe jest wykonanie cyfrowej kopii następującego dokumentu: Archiwum: [nazwa] Zespół: [nazwa i numer] Jednostka / sygnatura: [oznaczenie] Księga i rok: [rodzaj, miejscowość, rok] Akt / strona: [numer] Osoba lub zdarzenie: [dane pomocnicze] Proszę o podanie kosztu, sposobu opłacenia i orientacyjnego terminu realizacji. Z poważaniem, [imię i nazwisko]
Usuń pola, których nie znasz, i nie zastępuj ich zgadywanymi wartościami. Jeśli znasz tylko wynik indeksu, dołącz jego opis i zapytaj, czy wystarcza do identyfikacji materiału.
Gdy nie znasz sygnatury
Opisz, czego szukasz i co już ustaliłeś. Podaj zakres czasu, miejscowość, rodzaj zdarzenia i dane rodziny pomocne w rozróżnieniu osób. Zamiast pisać „proszę znaleźć przodków Kowalskich”, zapytaj o zachowanie i miejsce przechowywania księgi właściwej dla konkretnej miejscowości i okresu.
Co sprawdzić po otrzymaniu kopii
- Czy przesłany materiał odpowiada zamówionemu dokumentowi?
- Czy widoczne są cały wpis, numer i ewentualne dopiski?
- Czy zapisano pełny opis źródła i pochodzenie pliku?
- Czy treść potwierdza poszukiwaną osobę, czy tylko podobne nazwisko?
Skan archiwalny nie jest automatycznie urzędowym odpisem aktu. Jeśli dokument ma służyć do postępowania urzędowego, sprawdź wymagany rodzaj dokumentu i procedurę we właściwej instytucji. W naszych poradnikach skupiamy się na pracy ze źródłami do historii rodziny.