Akty stanu cywilnego: USC czy archiwum?

Dwa pytania przed rozpoczęciem

Ustal, czy potrzebujesz informacji do badań rodzinnych, czy dokumentu do przedłożenia w konkretnej sprawie. Następnie sprawdź, która instytucja przechowuje akt lub księgę. Te dwa ustalenia pomagają wybrać właściwy sposób kontaktu.

Okresy przechowywania i przekazanie

Art. 28 przewiduje 100 lat dla aktów urodzenia i związanych z nimi akt zbiorowych oraz 80 lat dla aktów małżeństwa i zgonu i ich akt zbiorowych. Okres liczy się od końca roku sporządzenia aktu. Gdy osoba objęta aktem urodzenia lub małżeństwa nadal żyje, działa wyjątek z ust. 3. Po upływie właściwego okresu przekazanie do archiwum następuje w ciągu dwóch lat. Dla dawnych ksiąg trzeba uwzględnić przepisy przejściowe, w szczególności art. 128 i datę zamknięcia księgi.

Nie zakładaj więc, że brak skanu oznacza brak dokumentu, ani że wiek aktu jednoznacznie wskazuje jego obecnego przechowawcę. Zapytaj właściwy USC lub archiwum o lokalizację księgi.

Kto może otrzymać odpis?

Art. 45 obejmuje m.in. osobę, której dotyczy akt, małżonka, wstępnych, zstępnych i rodzeństwo. Przewiduje też inne uprawnione podmioty, w tym osoby wykazujące interes prawny. Sama ciekawość genealogiczna nie jest tym samym co interes prawny. Pełny katalog i warunki sprawdź w ustawie.

Przygotuj informacje do urzędu

• Imię i nazwisko osoby, w tym nazwisko panieńskie, jeżeli je znasz.
• Rodzaj zdarzenia, miejscowość oraz możliwie dokładny rok.
• Imiona rodziców lub małżonka, które pomogą odróżnić osoby o podobnych danych.
• Opis Twojej relacji z osobą i celu uzyskania dokumentu.
• Pytanie, jakie dokumenty i forma wniosku są wymagane w Twojej sytuacji.

Nie wysyłaj od razu całego drzewa i wszystkich rodzinnych dokumentów. Najpierw ustal właściwy adresat i wymagany zakres danych. Zapisz odpowiedź urzędu w dzienniku poszukiwań.

Źródła i dalsza lektura

• Prawo o aktach stanu cywilnego — tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 393
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Źródła sprawdzone: 16 września 2026 r. Materiał opracowała Redakcja Nasi Przodkowie.