Zakres: polski państwowy zasób archiwalny. Weryfikacja źródeł: 16.09.2026. Podstawa: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, art. 16a–16e. Opracowanie redakcyjne; urzędowy tekst i informacje o zmianach w ELI.
Dostęp do źródła a dokument urzędowy
Do zwykłych badań rodzinnych często wystarczy obejrzenie skanu lub praca w czytelni. Jeśli dokument ma zostać użyty w postępowaniu, najpierw zapytaj instytucję prowadzącą sprawę, jakiej formy potwierdzenia wymaga. Fotografia wykonana na własny użytek może nie odpowiadać tym wymaganiom.
Ograniczenia trzeba odnosić do konkretnej dokumentacji
Art. 16b reguluje ograniczenia związane m.in. z tajemnicami chronionymi prawem, danymi osobowymi, dobrami osobistymi i bezpieczeństwem archiwaliów. Przewiduje także okresy udostępniania określonych kategorii dokumentacji, np. ewidencji ludności — po 30 latach od wytworzenia. Ustęp 3 wskazuje wyjątki. Nie ma jednej reguły wieku dokumentu, która rozstrzygałaby dostęp do całego zasobu.
Jeżeli dokument dotyczy niedawno żyjącej osoby albo zawiera dane innych ludzi, opisz archiwum zakres poszukiwań i zapytaj o właściwą procedurę. Nie przenoś zasad jednej kategorii akt na inną.
Czytelnia i usługi archiwum
Według informacji Archiwów Państwowych korzystanie z zasobu jest bezpłatne, natomiast kwerendy i wykonanie kopii przez archiwum mogą być płatne. Rezerwacja miejsca oraz sposób zamawiania jednostek zależą od regulaminu placówki. Urzędowe potwierdzenie treści materiałów wymaga wykazania interesu prawnego lub obowiązku przedstawienia potwierdzenia organowi; szczegóły opisują Archiwa Państwowe.
Lista przed kontaktem
- Ustal przechowawcę: nazwa archiwum i ewentualny oddział.
- Podaj zespół, sygnaturę jednostki i zakres lat; jeśli ich nie znasz, opisz instytucję, która mogła wytworzyć dokument.
- Rozdziel prośbę o wskazanie dokumentów od zamówienia płatnej kwerendy.
- Ustal koszt i formę kopii przed jej zleceniem.
- Jeśli dostęp jest ograniczony, zapytaj o podstawę prawną i dokumenty wymagane do rozpatrzenia wniosku.
Warto zachować wysłaną wiadomość, odpowiedź i pełny opis odnalezionej jednostki. Ułatwi to dalszą pracę oraz wyjaśnienie rodzinie, skąd pochodzi ustalenie.
Źródła i dalsza lektura
Źródła sprawdzone: 16 września 2026 r. Materiał opracowała Redakcja Nasi Przodkowie.