Wybór archiwum zależy od tego, czy szukasz dokumentów człowieka, jednostki, poboru czy odznaczenia. Poniższe materiały pomagają sformułować zapytanie dla jednego z tych celów.
Dokumentacja służby
Przewodnik po aktach wojskowych rozróżnia dokumentację personalną, ewidencyjną i jednostek oraz wskazuje instytucje dla różnych okresów. Przed wysłaniem zapytania potrzebne są dane identyfikujące osobę i choć przybliżone ramy służby.
Pamiątki pozostawione przez żołnierzy PSZ
Wykaz depozytów żołnierzy Polskich Sił Zbrojnych służy sprawdzeniu nazwiska w konkretnym zbiorze. Depozyt może zawierać przedmioty i dokumenty osobiste; nie jest odpowiednikiem teczki przebiegu służby. Przy wyniku należy uwzględnić wskazane archiwum i zasady dostępu.
Tylko rodzinna wzmianka o służbie
W takiej sytuacji lepiej zebrać dane z rodzinnych dokumentów niż kierować identyczny list do wielu instytucji. Poradnik poszukiwania przodka pomaga wykorzystać książeczkę, fotografię i relację rodziny do zawężenia pytania.
Odpowiedź archiwum warto zachować razem z zakresem zapytania. Informacja o braku teczki w jednej instytucji dotyczy sprawdzonego zasobu; nie opisuje wszystkich dokumentów wojskowych tej osoby.