Przedmiot w rodzinnej kolekcji i informacja o odznaczeniu w dokumentach to dwa możliwe początki poszukiwań. Mogą się połączyć, ale wymagają innych dowodów.
Masz medal, odznakę lub baretkę
Poradnik opisu odznaczenia prowadzi od fotografii obu stron przedmiotu do porównania wzoru i dokumentu nadania. Przydatne są również pudełko, wstążka i towarzysząca legitymacja; każdy element może pochodzić z innego czasu.
Masz legitymację albo wpis o nadaniu
Dokument pozwala ustalić nazwę wyróżnienia, osobę, datę i wystawcę. Są to hasła do dalszego wyszukiwania. Jeśli w rodzinie zachował się przedmiot o podobnym wyglądzie, jego związek z legitymacją wymaga porównania numerów i pochodzenia. Nie każda seria była numerowana.
Masz tylko fotografię w mundurze
Mała baretka na odbitce może nie pozwalać na rozpoznanie barw. Całe zdjęcie i datowanie munduru pomagają ograniczyć wybór, lecz czasem identyfikacja pozostanie otwarta. Przy takim materiale pomocne są poradniki o fotografii wojskowej i oznaczeniach stopni.
Domowy spis kolekcji może osobno wskazywać właściciela przedmiotu i osobę wymienioną w dokumencie. Pozwala to zachować również historię dziedziczenia pamiątki, bez dopisywania przodkowi niepotwierdzonego odznaczenia.