Zapisz pytanie przed rozpoczęciem
Zamiast „szukam rodziny” sformułuj zadanie możliwe do sprawdzenia: „szukam aktu małżeństwa tej pary w ustalonej miejscowości i przedziale lat”. Wpisz znane dane oraz dokument, z którego pochodzą. Oddziel to, co już potwierdzone, od założeń.
Jedna sesja może przynieść kilka nowych tropów. Dopisz je do listy kolejnych zadań, ale nie zmieniaj bez śladu pierwotnego pytania. Dzięki temu po tygodniu będzie wiadomo, co rzeczywiście sprawdzono.
Notuj zakres, nie tylko wynik
W dzienniku umieść datę pracy, nazwę serwisu lub instytucji, dokładne zapytanie, filtry, przeglądany zakres i rezultat. Przy ręcznym przeglądaniu księgi zapisz roczniki, strony lub numery obrazów. Jeśli przerwałeś, wskaż ostatnie sprawdzone miejsce.
Przykład roboczej notatki: „Sprawdzono indeks małżeństw dla wybranej miejscowości, lata 1880–1885, dwa warianty nazwiska; brak wyniku. Nie przeglądano jeszcze skanów”. To opis zakresu pracy, a nie stwierdzenie, że małżeństwa nie było.
Rozróżniaj rodzaje braku wyniku
„Nie ma w indeksie”, „nie odnalazłem w przejrzanych skanach” i „rocznik nie jest dostępny w tym serwisie” to różne sytuacje. Każda prowadzi do innego następnego kroku: sprawdzenia księgi, poszerzenia zakresu albo ustalenia miejsca przechowywania.
Zapisz także ograniczenia poszukiwania, na przykład nieczytelny fragment, brakujące strony lub zastosowany filtr. Nie wyciągaj wniosku o całym zasobie na podstawie jednego wyszukiwania nazwiska.
Kończ jednym zadaniem
Po każdej sesji wybierz następny krok: sprawdzić drugi wariant nazwiska, odczytać akt rodzeństwa albo ustalić sąsiednią parafię. Określ dokument, którego potrzebujesz, zamiast zostawiać ogólne „szukać dalej”.
Raz na jakiś czas przejrzyj niezamknięte pytania. Nowy dokument może rozwiązać dawną sprzeczność. Dopisz wtedy odsyłacz i datę rozstrzygnięcia, pozostawiając wcześniejszą notatkę jako zapis przebiegu pracy.