Do skanu dołącz nazwę archiwum, zespół, sygnaturę i numer aktu lub strony. Sam link może z czasem przestać działać. Pełny opis pomaga wrócić do dokumentu i pozwala innym sprawdzić ustalenie.
Różne numery w opisie jednego dokumentu
Numer aktu identyfikuje wpis w danej księdze lub roczniku. Numer obrazu odnosi się do pliku pokazanego przez przeglądarkę. Sygnatura służy identyfikacji jednostki w zasobie instytucji. Nie przepisuj jednego z tych oznaczeń do wszystkich rubryk.
Zdarza się, że jeden skan pokazuje więcej niż jeden wpis albo dwie strony. Oprócz numeru obrazu warto więc zanotować stronę i położenie interesującego fragmentu. Ułatwi to sprawdzenie dokumentu przez inną osobę.
Budowa opisu archiwalnego
Zasób archiwum jest uporządkowany hierarchicznie. Na górze stoi instytucja: konkretne archiwum państwowe, kościelne albo inne. Niżej zespół, czyli całość dokumentacji wytworzonej przez jednego twórcę, na przykład parafię, urząd gminy albo sąd; zespół ma nazwę i numer. Zespół dzieli się czasem na serie, a te na jednostki archiwalne: pojedyncze księgi, poszyty lub teczki. Dopiero jednostka ma sygnaturę, a w jej obrębie liczy się strona, karta albo numer aktu.
W serwisie Szukaj w Archiwach pełny kod jednostki zaczyna się od numeru archiwum i numeru zespołu, a kończy sygnaturą jednostki; człony rozdzielają ukośniki. Przepisz go w całości, w tej formie, w jakiej pokazuje go katalog, razem z tytułem jednostki i datami skrajnymi. Tytuł chroni przed pomyłką, gdy w numerze zgubi się cyfra.
Zbuduj opis od instytucji do szczegółu
Zapisz nazwę archiwum lub innej instytucji, nazwę i numer zespołu, sygnaturę jednostki, jej tytuł oraz daty skrajne, jeśli są podane. Następnie dopisz rok zdarzenia, numer aktu, stronę lub kartę i numer obrazu. Zachowaj oznaczenia dokładnie w formie widocznej w katalogu.
Schemat roboczy: „Instytucja - zespół - sygnatura - tytuł jednostki - rok - akt - strona - obraz - adres - data dostępu”. To lista pól do uzupełnienia, nie opis konkretnego dokumentu. Gdy katalog nie podaje któregoś pola, zaznacz brak.
Dołącz link i kontekst
Skopiuj odsyłacz do opisu jednostki oraz, jeśli jest dostępny, osobny odsyłacz do skanu. Zapisz datę dostępu. Obok dodaj jedno zdanie: jakie ustalenie opierasz na tym źródle i który fragment je potwierdza.
W Szukaj w Archiwach można korzystać z opisów materiałów i dostępnych kopii cyfrowych. Obecność opisu nie oznacza automatycznie dostępności skanów; rozróżnienie to uwzględnij w notatce.
Indeksy, biblioteki cyfrowe i kopie od innych osób
Wynik z indeksu metrykalnego podaje zwykle parafię, rok, numer aktu i czasem odsyłacz do skanu. To nie jest sygnatura. Zapisz nazwę indeksu, datę wyszukiwania i dane wyniku, a sygnaturę dopisz dopiero wtedy, gdy dotrzesz do opisu jednostki w archiwum. Biblioteki cyfrowe mają własne identyfikatory publikacji; jeśli serwis pokazuje stały adres albo identyfikator trwały, zapisz właśnie jego, a nie adres z paska przeglądarki, który zawiera numer strony i parametry sesji.
Osobno traktuj kopie otrzymane od krewnych i z forów. Zanotuj, kto przysłał, kiedy i co powiedział o pochodzeniu. Skanu bez ustalonego pochodzenia nie da się zacytować. Dopóki nie odnajdziesz jednostki, z której pochodzi, zapisuj oparte na nim informacje jako niepotwierdzone.
Cytowanie w drzewie i w publikacji
W programie genealogicznym każde ustalenie powinno mieć przypisane źródło zapisane według tego samego schematu. Nie ma jednego obowiązującego wzoru cytowania, ale dobry opis zawiera zawsze te same elementy, w tej samej kolejności, i pozwala obcej osobie trafić do dokumentu bez pytania autora. Jeśli publikujesz ustalenia w internecie albo w rodzinnej książce, podaj sygnaturę i adres opisu, a nie tylko „Archiwum Państwowe w mieście X”.
Sprawdź, czy potrafisz wrócić
Otwórz zapisany adres i porównaj tytuł jednostki z notatką. Jeśli materiał pobierasz, użyj stałego identyfikatora w nazwie pliku i powiąż go z pełnym opisem. Nie poprzestawaj na nazwie nadanej automatycznie podczas pobierania.
Przed wysłaniem zamówienia do archiwum sprawdź, czy z notatki jasno wynika, jakiego materiału potrzebujesz. Informacje o bazach udostępniają także Archiwa Państwowe.
Czytaj dalej
Jak zamówić akta lub skan · Prowadzenie dziennika poszukiwań · Domowe archiwum
Źródła i dalsza lektura
- Szukaj w Archiwach - katalog zasobu Archiwów Państwowych
- Archiwa Państwowe - bazy danych
- Archiwa Państwowe - zasady korzystania z materiałów
Źródła sprawdzone 22 września 2026 r. Opracowanie: Redakcja Nasi Przodkowie.