Trzy numery mogą oznaczać trzy różne rzeczy
Numer aktu identyfikuje wpis w danej księdze lub roczniku. Numer obrazu odnosi się do pliku pokazanego przez przeglądarkę. Sygnatura służy identyfikacji jednostki w zasobie instytucji. Nie przepisuj jednego z tych oznaczeń do wszystkich rubryk.
Zdarza się, że jeden skan pokazuje więcej niż jeden wpis albo dwie strony. Oprócz numeru obrazu warto więc zanotować stronę i położenie interesującego fragmentu. Ułatwi to sprawdzenie dokumentu przez inną osobę.
Zbuduj opis od instytucji do szczegółu
Zapisz nazwę archiwum lub innej instytucji, nazwę i numer zespołu, sygnaturę jednostki, jej tytuł oraz daty skrajne, jeśli są podane. Następnie dopisz rok zdarzenia, numer aktu, stronę lub kartę i numer obrazu. Zachowaj oznaczenia dokładnie w formie widocznej w katalogu.
Schemat roboczy: „Instytucja — zespół — sygnatura — tytuł jednostki — rok — akt — strona — obraz — adres — data dostępu”. To lista pól do uzupełnienia, nie opis konkretnego dokumentu. Gdy katalog nie podaje któregoś pola, zaznacz brak.
Dołącz link i kontekst
Skopiuj odsyłacz do opisu jednostki oraz, jeśli jest dostępny, osobny odsyłacz do skanu. Zapisz datę dostępu. Obok dodaj jedno zdanie: jakie ustalenie opierasz na tym źródle i który fragment je potwierdza.
W Szukaj w Archiwach można korzystać z opisów materiałów i dostępnych kopii cyfrowych. Obecność opisu nie oznacza automatycznie dostępności skanów; rozróżnienie to uwzględnij w notatce.
Sprawdź, czy potrafisz wrócić
Otwórz zapisany adres i porównaj tytuł jednostki z notatką. Jeśli materiał pobierasz, użyj stałego identyfikatora w nazwie pliku i powiąż go z pełnym opisem. Nie poprzestawaj na nazwie nadanej automatycznie podczas pobierania.
Przed wysłaniem zamówienia do archiwum sprawdź, czy z notatki jasno wynika, jakiego materiału potrzebujesz. Informacje o bazach udostępniają także Archiwa Państwowe.
Czytaj dalej
Jak zamówić akta lub skan · Prowadzenie dziennika poszukiwań