Najpierw spis, potem porządkowanie
Nie musisz uporządkować całej szafy jednego wieczoru. Zacznij od jednego pudełka. Zanotuj, od kogo pochodzi, jakie rodzaje dokumentów zawiera i czy zachował się ich wcześniejszy układ. Zrób zdjęcie zastanego porządku, zanim cokolwiek przełożysz.
Dokumenty jednej osoby mogą opowiadać także o jej małżonku, rodzicach i miejscu pracy. Zamiast tworzyć kilka kopii tego samego skanu w różnych folderach, zachowaj jeden plik główny i odsyłacze w notatkach dotyczących poszczególnych osób.
Nadaj dokumentom stałe oznaczenia
Wybierz prostą serię, na przykład DOK-001, DOK-002. Oznaczenia nie powinny zależeć od ustalonej daty czy rozpoznanego nazwiska: oba mogą się później zmienić. Rejestr może mieć kolumny: numer, opis, osoby, datowanie, pochodzenie i miejsce przechowywania oryginału.
W nazwach plików stosuj kolejność stron: DOK-014_01.jpg, DOK-014_02.jpg. Dla nieustalonej daty użyj słowa „bez-daty”, zamiast wpisywać przypadkowy rok. Dopisz, czy plik jest pełnym skanem, fragmentem czy kopią otrzymaną od krewnego.
Rozdziel oryginały cyfrowe i wersje robocze
Przygotuj foldery „01_oryginalne-skany”, „02_opisy” i „03_do-udostepnienia”. W pierwszym przechowuj pliki bez retuszu. Kadrowanie, zmianę kontrastu i zaznaczanie szczegółów wykonuj na kopiach. Zapisz w notatce, co zmieniono.
Utrzymuj dodatkową kopię w innym miejscu niż komputer roboczy. Sprawdź, czy można otworzyć kilka plików z kopii i czy zawiera ona także rejestr. Sama obecność nazwy folderu nie daje pewności, że zapis się udał.
Zadbaj o przekazanie wiedzy
Dodaj krótki plik „Przeczytaj mnie”: wyjaśnij system numeracji, strukturę folderów i sposób znajdowania oryginałów. Taka instrukcja będzie przydatna zarówno za miesiąc, jak i osobie, która kiedyś przejmie opiekę nad zbiorem.
Przed udostępnieniem wybranego dokumentu obejrzyj wszystkie jego strony. Ustal z właścicielem zbioru, które materiały mają pozostać wyłącznie w gronie rodziny.